Bei der Datenträgerüberlassung (Z3) entscheidet nicht der gute Wille, sondern das Paket: Lässt es sich direkt in die Prüfsoftware einlesen, ist der Punkt erledigt. Muss der Prüfer erst aufbereiten oder nachfordern, kostet das Zeit — und Wohlwollen, das Sie im weiteren Verlauf der Prüfung gut gebrauchen können. Genau dafür gibt es dieses Plug-in.
NetSuite bringt mit der Germany-Localization einen eigenen GoBD-Datenextrakt mit — 14 Dateien samt DTD und index.xml. Was uns aus Projekten und von Kunden immer wieder begegnet, ist nicht „das gibt es nicht", sondern: Im Ernstfall passt es nicht auf Anhieb, und dann wird es unangenehm. Ein paar Punkte stehen sogar in Oracles eigener Dokumentation.
Der Standard-Extrakt verlangt die automatische Nummerierung für Kunden- und Lieferanten-IDs, und beide müssen eindeutig sein. Gewachsene Mandanten erfüllen das oft nicht — und merken es erst, wenn der Prüfer schon im Haus ist.
Cash Basis wird laut Oracle-Dokumentation nicht unterstützt. Wer nach vereinnahmten Entgelten bucht, steht mit dem Standardweg vor einer Lücke, die sich nicht wegdiskutieren lässt.
Der Extrakt hängt an der Germany-Localization. Nach deren Update sind zuvor erzeugte Dateien nicht mehr abrufbar — man muss neu erzeugen. Mitten in einer laufenden Prüfung ist das der falsche Moment für Überraschungen.
Die Finanzverwaltung selbst beklagt, bei Z3-Zugriffen zu viel Zeit mit dem Aufbereiten gelieferter Daten zu verlieren, bevor die Analyse überhaupt beginnt. Diese Zeit zahlt am Ende jemand — und es ist selten der Prüfer.
Auch mit GoBD-Schnittstelle im System bleibt es Ihre Pflicht, die Daten so zu übergeben, dass der Prüfer sie in seine Software einlesen kann. „Das System hat das so ausgegeben" ist keine Position, aus der man verhandelt.
Solange niemand den Extrakt einmal über einen echten Zeitraum laufen lässt, ist er eine Annahme. Wir drehen das um: Der Ernstfall wird vorher geprobt, nicht erlebt.
Der Export liest dort, wo die Zahlen entstehen: im NetSuite-Mandanten. Kein Zwischenstand in Excel, der von der Buchhaltung abweichen kann.
Zu den Datendateien gehört die index.xml, die jede Spalte beschreibt. Erst sie macht aus Dateien einen Datenträger, den die Prüfsoftware ohne Handarbeit einliest.
Mandant, Zeitraum und Buch werden vor dem Lauf gewählt. Sie können jederzeit sagen, was in einer Lieferung steckt — und was bewusst nicht.
Wir lassen den Export einmal über einen echten Zeitraum laufen und sehen uns das Ergebnis gemeinsam an. Was fehlt, fällt vorher auf, nicht im Prüferzimmer.
Derselbe Zeitraum liefert denselben Stand. Fragt die Prüfung nach, erzeugen Sie die Lieferung erneut, statt sie zu rekonstruieren.
Kein Export nach Excel, keine Zwischenablage, keine Kette aus Skripten. Was übergeben wird, kommt aus dem System.
Die Journalzeilen des gewählten Zeitraums mit Beleg, Datum, Konto, Betrag, Währung und Buchungsperiode.
Der Kontenplan des Mandanten mit Nummer, Bezeichnung und Typ — die Zuordnung, ohne die Buchungszeilen stumm bleiben.
Debitoren und Kreditoren mit den Stammdaten, auf die die Buchungen verweisen.
Steuerkennzeichen und -beträge, wie sie an den Buchungen hängen — Grundlage für die Prüfung der Umsatzsteuer.
Buchungsperioden und das gewählte Accounting Book, damit die Abgrenzung des Zeitraums im Paket sichtbar bleibt.
Die Beschreibungsdatei zu allen Dateien: Spaltennamen, Datentypen, Formate, Trennzeichen und Beziehungen.
Prüfungszeitraum, Mandant und Buch auswählen. Vor dem Start schätzt das Plug-in die Menge und warnt, wenn ein Zeitraum zu groß für einen Lauf wird.
Der Lauf arbeitet als Map/Reduce im Hintergrund — Ihre Anwender arbeiten normal weiter, auch bei Mandanten mit Millionen Buchungszeilen.
Datendateien und index.xml landen im File Cabinet. Zeilenzahlen und Abgrenzung stehen im Protokoll des Laufs, bevor irgendetwas das Haus verlässt.
Das Paket geht so an die Prüfung, wie es erzeugt wurde. Wiederholbar: derselbe Zeitraum liefert denselben Stand.
Die Schätzung läuft getrennt von der eigentlichen Abfrage. So kostet die Frage „passt das in einen Lauf?" keine halbe Stunde.
Die Arbeit wird in Pakete zerlegt. Jedes Paket bekommt frisches Governance-Budget — der Klassiker „Script beendet nach Stunden mit Fehler" entfällt.
Gelesene Zeilen, Abgrenzung, Dauer und Fehler stehen im Log des Laufs — auch dann, wenn ein Lauf abbricht.
Nein. Das Plug-in arbeitet auf den Buchungen Ihres Mandanten und bringt seine Logik selbst mit. Ist die Localization installiert, stört sie nicht — nötig ist sie nicht.
Das sehen wir uns im Probelauf an Ihren echten Daten an. Genau dafür ist er da: Was der Standardweg offen lässt, soll vor der Prüfung auf dem Tisch liegen und nicht während.
Als Datendateien mit einer beschreibenden index.xml nach GDPdU-Beschreibungsstandard — das Format, das die gängige Prüfsoftware einliest.
Das hängt an Mandant und Zeitraum. Deshalb schätzt das Plug-in die Menge vorab und schlägt vor, einen zu großen Zeitraum zu teilen, statt in ein Zeitlimit zu laufen.
Im File Cabinet Ihres NetSuite-Accounts. Sie entscheiden, wer sie herunterlädt und weitergibt — die Daten verlassen Ihr System nicht von selbst.
Mandant und Accounting Book werden pro Lauf gewählt. So liefern Sie genau den Kreis, den die Prüfung angefordert hat — und nicht mehr.
Als SuiteBundle 704924 in Ihrem NetSuite-Account, mit den nötigen Rollenrechten — Updates laufen über denselben Weg. Die Einrichtung machen wir gemeinsam in einer kurzen Session.
Wir richten den Export in Ihrem Mandanten ein und lassen ihn einmal über einen echten Zeitraum laufen — dann wissen Sie vor der Ankündigung, dass die Datenüberlassung sitzt.